Antes de la negociación,
deberemos tener en cuenta algunos aspectos esenciales. Para esto será básico
acumular y analizar información, tanto de los agentes que participan en el
proceso como de cualquier aspecto que pueda llegar a influir en el resultado
final de dicha negociación.
1-Análisis de motivaciones y necesidades
Cuando afrontamos una
negociación debemos estar preparados para predecir el desarrollo de ella y, por
lo tanto, para comprender como y por qué cada una de las personas involucradas
se implican. Pero la cuestión es cómo
hacer un análisis adecuado de las motivaciones y recursos que presentan
las distintas partes de la negociación. Este es un paso imprescindible para una
buena preparación de una negociación.
Es necesario que defina
claramente cuáles son sus intereses y motivaciones, y que no lo haga durante el
propio proceso de negociación. Hay que entender los intereses y motivaciones de
la otra parte, esto le permitirá dirigirse en la negociación hacia lo que
efectivamente le interesa.
Al tener claros los
recursos que estarán en juego en la negociación podré intuir cómo se
desarrollará el proceso, si de forma integrada o competitiva. Si por ejemplo
deseo bajar los precios de mi proveedor y éste está dispuesto a hacerlo siempre
y cuando se aumente el número de transacciones entonces estaremos en un proceso
en que las dos partes desearán cooperar. Sin embargo, si no existe otra
posibilidad más que discutir el precio del producto nos encontraremos en una
posición de confrontación. Es importante saber de antemano de qué tipo de
proceso se tratará para preparar la negociación correctamente y evitar
sorpresas durante su desarrollo con cuestiones no previstas.
Puesto que en una
negociación suelen intervenir dos o más personas por cada parte y debido a la
existencia de gran cantidad de funciones dentro del proceso de negociación lo
ideal es dividirlas:
Dirigir: Asígnele la tarea a quien tiene mayor experiencia en
su grupo, al gerente de compras si trata con proveedores. Es quien dirigirá
la dirección de la negociación a una conclusión.
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Sintetizar: Lo debe hacer quien ayuda a quien dirige. Así,
le da tiempo al director para retomar la negociación cuando ve que sus
proveedores, por ejemplo, le están poniendo en aprietos.
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Observar: Es tarea de quien menos interviene, pero es
quien está atento de la otra parte, de cómo reacciona y de sus posibles
debilidades. Informa a sus compañeros de si una oferta nuestra puede haber
resultado interesante o no, de si hay división entre la otra parte, etc.
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2- La definición y priorización de objetivos
Debemos aclararnos y
definir qué es lo que pretendemos de la negociación, y eso se debe hacer antes
de afrontarla, analizando la situación en la que nos encontramos y definiendo
la situación a la que queremos llegar. Las peticiones deben precisarse de una manera concreta.
