La planificación de la negociación

Antes de la negociación, deberemos tener en cuenta algunos aspectos esenciales. Para esto será básico acumular y analizar información, tanto de los agentes que participan en el proceso como de cualquier aspecto que pueda llegar a influir en el resultado final de dicha negociación.

1-Análisis de motivaciones y necesidades

Cuando afrontamos una negociación debemos estar preparados para predecir el desarrollo de ella y, por lo tanto, para comprender como y por qué cada una de las personas involucradas se implican. Pero la cuestión es cómo hacer un análisis adecuado de las motivaciones y recursos que presentan las distintas partes de la negociación. Este es un paso imprescindible para una buena preparación de una negociación.

Es necesario que defina claramente cuáles son sus intereses y motivaciones, y que no lo haga durante el propio proceso de negociación. Hay que entender los intereses y motivaciones de la otra parte, esto le permitirá dirigirse en la negociación hacia lo que efectivamente le interesa.

Al tener claros los recursos que estarán en juego en la negociación podré intuir cómo se desarrollará el proceso, si de forma integrada o competitiva. Si por ejemplo deseo bajar los precios de mi proveedor y éste está dispuesto a hacerlo siempre y cuando se aumente el número de transacciones entonces estaremos en un proceso en que las dos partes desearán cooperar. Sin embargo, si no existe otra posibilidad más que discutir el precio del producto nos encontraremos en una posición de confrontación. Es importante saber de antemano de qué tipo de proceso se tratará para preparar la negociación correctamente y evitar sorpresas durante su desarrollo con cuestiones no previstas.

Puesto que en una negociación suelen intervenir dos o más personas por cada parte y debido a la existencia de gran cantidad de funciones dentro del proceso de negociación lo ideal es dividirlas:

	Dirigir: Asígnele la tarea a quien tiene mayor experiencia en su grupo, al gerente de compras si trata con proveedores. Es quien dirigirá la dirección de la negociación a una conclusión.
	Sintetizar: Lo debe hacer quien ayuda a quien dirige. Así, le da tiempo al director para retomar la negociación cuando ve que sus proveedores, por ejemplo, le están poniendo en aprietos.
	Observar: Es tarea de quien menos interviene, pero es quien está atento de la otra parte, de cómo reacciona y de sus posibles debilidades. Informa a sus compañeros de si una oferta nuestra puede haber resultado interesante o no, de si hay división entre la otra parte, etc.

2- La definición y priorización de objetivos

Debemos aclararnos y definir qué es lo que pretendemos de la negociación, y eso se debe hacer antes de afrontarla, analizando la situación en la que nos encontramos y definiendo la situación a la que queremos llegar. Las peticiones deben precisarse de una manera concreta.

Una vez concretados nuestros intereses, debemos priorizarlos. Cuando iniciamos un proceso de negociación hemos de ser conscientes de que seguramente no podremos conseguir todo lo que queremos. Por este motivo se debe dar preponderancia a uno de los objetivos sobre los demás. Se deben tener claras las prioridades antes de entrar a la negociación, de esta forma nos podremos centrar mucho mejor en aquellos puntos que más nos interesan y descartar los objetivos más secundarios en las concesiones que hagamos durante la negociación.

Después de priorizar nuestros objetivos trataremos de imaginar cómo se desarrollará la negociación. Nos podemos preguntar qué intereses podemos dejar en el camino y cuáles no, y también haremos lo mismo respecto a los intereses de la otra parte; imaginaremos qué puntos priorizará y si éstos coinciden con nuestros objetivos principales. Todo este proceso se debe realizar antes de iniciar la negociación, pues en el calor de la misma no se podrán discernir correctamente estos puntos.

3- La definición de los límites

El arte de la negociación consiste en gestionar el proceso para llegar a un acuerdo. Para ello, el negociador debe establecer una estrategia flexible que permita prever los planteamientos y los movimientos de ambas partes. En cambio, afrontar la negociación con un planteamiento inflexible y rígido puede llevar a una situación difícil de superar.

Elabore las posiciones que va a tomar ante la negociación:

	La salida: Es la postura inicial que deberá proponer. Si la posición es de comprador debe ser menor al precio esperado; si la posición es de vendedor, mayor.
	Mejor objetivo: Es por lo que se está esforzando. Éste deberá ser lo más alto posible de sus pretensiones, pero sin llegar a ser irreal.
	Acuerdo esperado (g): Es lo que cree que es realmente justo, sin ganar ni ceder demasiado.
	Límite de ruptura (g): También se denomina precio de abandono. Constituye la medida mínima que se pretende durante la negociación. Si es menor ya no sería conveniente llegar a un acuerdo.
Cuanto más amplias sean las posibilidades de negociación, mayor será la probabilidad de llegar a un acuerdo, ya que tendrá más flexibilidad en sus posiciones. Igualmente, las posibilidades deben ser realistas para no predisponer negativamente el proceso de negociación.

Después de delimitar sus límites, trate de intuir las posibilidades del otro negociador, con el que quiere llegar a un acuerdo.

4 – La importancia de la información

Ante una negociación, es básica la obtención de información relacionada. La información ayuda a evaluar cómo se va a llevar a cabo el proceso negociación. Antes de empezar la negociación se recomienda analizar los siguientes aspectos de su contrincante:

	Situación actual: ¿Cuánto le urge llegar a un acuerdo? ¿Tiene capacidad de respuesta?
	Historial de sus relaciones: ¿Cómo han sido nuestras anteriores negociaciones? Si es la primera vez que negociamos juntos, ¿cómo lo ha hecho con otros similares a usted?
	Estilo de negociación: ¿Es agresivo, lento, cauto, empático?
	Personalidad del negociador: ¿Es impetuoso o reflexivo?
	Motivaciones: ¿Son puramente comerciales o también hay afectivas? ¿Está muy ansioso?
	Nivel cultural: ¿Prefiere argumentar y debatir o le gusta ir al grano?

5- Análisis del entorno de la negociación

La preparación de una negociación incluye establecer un espacio adecuado para la realización del proceso. El entorno de la negociación debe tener en cuenta tanto aspectos físicos como subjetivos (por ejemplo, un ambiente que favorezca el marco apropiado para la negociación).

Si pretendemos extender la actividad de nuestra empresa a una ciudad y debemos comprar un inmueble para nuestra nueva sede, hay que planificar cómo contactaremos con los distintos vendedores, dónde nos reuniremos, cuánto tiempo dedicaremos a cada uno en la negociación, de qué discutiremos en cada una de nuestras reuniones, etc.

La negociación es una alternativa al conflicto de intereses. Si pretendemos conseguir un objetivo y dependemos de otra parte, debemos tratar de que esa parte se sienta bien.

Así pues, antes de empezar la reunión, debe planificarse todo aquello que vaya a hacer que las partes de la negociación se sientan a gusto y que facilite la reunión.

Definir la situación supone informar o convenir con la otra parte la verdadera finalidad de la reunión que se va a tener, si por ejemplo se celebrará una sola reunión definitoria o se mantendrán una serie de reuniones exploratorias. Siempre es necesario tener en cuenta al definir la situación nuestros objetivos y los posibles intereses de la otra parte.

	-Presentación de los grupos de trabajo en la negociación.
	-Delimitar claramente los temas que tratar.
	-Tratamiento de cada uno de los asuntos a negociar
	-Conclusiones.
	-Acciones convenidas que seguir.

6 – La lista de comprobación o chequeo

Cuando nos enfrentamos a una negociación debemos tener en cuenta que no hay que dejar el menor espacio posible a la improvisación.

Los negociadores hábiles y experimentados a veces nos querrán hacer creer que no han preparado las reuniones, que se manejan por su instinto. Eso no es correcto, quizás la experiencia les permita perder menos tiempo en preparar la negociación, pero su éxito se basa en haber planificado todos sus pasos.

Cuando nos preparamos para una negociación debemos recabar información sobre la otra parte, pero también sobre nuestros propios intereses. Antes de dirigirnos a la negociación propiamente dicha es imprescindible comprobar si hemos buscado toda la información necesaria para tener la mayoría de nuestras presunciones confirmadas.

Seguramente, al repasar la información que teníamos recopilada para la negociación habremos incorporado nuevos datos. Esta nueva información deberá de contrastarse con la definición de objetivos y límites.

Tanto si hemos cambiado nuestros límites como si hemos agregado información sustanciosa, debemos repasar el proceso de concesiones que habíamos planeado en la negociación. Esto afecta tanto a los recursos que estamos dispuestos a dar, como a los razonamientos que expondremos en la negociación.

A veces es muy conveniente realizar una prueba de cómo llegará a ser la negociación. Una buena posibilidad es que una persona de su grupo actúe como si fuera la otra parte.

Por ejemplo, se puede hacer una representación en la que un compañero de su grupo de trabajo puede hacer de representante de una aseguradora y usted de cliente.