13 de agosto de 2007

La función de empleo, el reclutamiento, la selección y la formación de personal


Es definida como aquella cuyo objeto consiste en suministrar a la organización en cada momento las personas necesarias, en calidad y cantidad, para desarrollar óptimamente los procesos de producción y/o de servicios, con un criterio de rentabilidad económica. Al indicar “en cada momento” se está haciendo referencia a la planificación de los recursos humanos que es la técnica que trata de determinar de forma sistemática la provisión y demanda de personal que tendrá una organización con el objetivo de que ésta disponga del personal adecuado en el momento adecuado. La expresión “necesarias en calidad” y la expresión “personal adecuado” hacen referencia a que la organización no solo necesita personal en cuanto a su número sino también a la necesidad cada vez mayor de tener una plantilla cualificada.

Todo ello nos indica la necesidad que tienen las plantillas de las organizaciones modernas de variar en cuanto a su número como consecuencia de la turbulencia del entorno y de la propia dinámica de la actividad empresarial. En otras palabras, las plantillas deben ser flexibles.

FUNCIÓN DE EMPLEO

PROCESOS ADITIVOS Y PROCESOS SUSTRACTIVOS

Esta flexibilidad da lugar a dos tipos de procesos que engloba la ya definida función de
empleo:

• Procesos aditivos. Son todos aquellos que añaden o incorporan personal requerido por la organización, es decir, hacen referencia a las políticas de captación: el reclutamiento y la selección. Pueden ser consecuencia de la constitución de la empresa o su expansión, de la aplicación de una nueva tecnología o de un nuevo diseño de la estructura organizativa como por ejemplo la creación de un nuevo departamento.

• Procesos sustractivos. Son todos aquellos que tratan de disminuir el número de efectivos cuando no son necesarios para las empresas como por ejemplo las extinciones y los despidos, las jubilaciones primadas, los expedientes de reducción de jornada laboral, etc.

Procesos de selección y búsqueda

Fase de reclutamiento

El departamento de recursos humanos deberá dotar a todos los puestos de trabajo de la
organización de la mayor eficacia y eficiencia posible. Para ello deberá realizar una selección de personal que se iniciará buscando a los mejores candidatos para cubrir las vacantes, hay que identificar y captar los candidatos aptos. A este proceso lo llamamos reclutamiento.
La base del proceso de reclutamiento y el posterior proceso de selección es la representación gráfica de los requisitos cualitativos y cuantitativos del puesto de trabajo a cubrir: Este nos proporciona la información necesaria acerca de las funciones, responsabilidades y características que deberá poseer la persona que ocupe el puesto: descripción o definición del puesto y perfil profesional.

Las fuentes o canales de reclutamiento pueden ser internos y externos. Optar por una u otra opción representa incurrir en un volumen de costes y tiempo muy diferente.

Fuentes de reclutamiento internas

Son las promociones, traslados, sucesiones y trayectoria profesional.
Todo no son ventajas ya que el reclutamiento interno presenta el inconveniente de posible pérdida de tiempo si no se cuenta entre el personal con las personas adecuadas además
de poder fomentar la rivalidad y competencia entre compañeros. Adicionalmente, puede
afirmarse que la no incorporación de personal externo cada cierto tiempo podría suponer un estancamiento y envejecimiento de la organización.

Fuentes de reclutamiento externas

Cuando la búsqueda sea externa, el proceso de reclutamiento inicia con la búsqueda de candidatos externos a la organización, y finaliza a la recepción del número de solicitudes que se consideren suficientes.

Candidaturas espontáneas
Centros de formación
Oficina de empleo (INEM)
Asociaciones y colegios profesionales
Empresas de trabajo Temporal (ETT)
Relaciones personales o de amistad
Anuncios en prensa

Como principales inconvenientes del reclutamiento externo, destacan su elevado coste y tiempo, además de poder producirse un enrarecimiento del clima laboral si el recién llegado comprueba que no se cumplen sus expectativas profesionales o se producen choques culturales. En cuanto a las ventajas se destacan los nuevos o más amplios conocimientos, nuevas técnicas y métodos de trabajo así como nuevas formas de entender y analizar los problemas surgidos del trabajo.

Fase de selección

No es un fin en sí misma sino un medio para que la organización alcance sus objetivos. Ésta se inicia en el momento en el que se disponga de un número suficiente de candidatos, los cuales habrán sido obtenidos en la fase anterior a través de los canales de reclutamientos externos.

Según Chiavenato (1989) es la elección de la persona adecuada para el cargo adecuado y consiste en una serie de pasos que concluyen con la elección del candidato que mejor se adapta a las condiciones requeridas.

Este proceso se desarrolla a través de la siguiente secuencia de acciones:

1) Fin de la fase de reclutamiento: el proceso de reclutamiento finaliza con la recepción de un número suficiente de solicitudes para iniciar la selección, por lo tanto la fase de selección se inicia una vez recibidas las solicitudes.

En esta primera etapa existe una elección mutua entre candidatos y la organización: los primeros al haberse decido por presentar su candidatura y la empresa al dejarles pasar la primera criba.

2) Confección de un cuestionario de ingreso que recoge datos de filiación de los candidatos, historial académico, experiencia profesional y entrevista inicial en la que se completará la toma de datos y podrá mostrarse la imagen de la organización.

3) Realización de pruebas de diversa índole como psicotécnicos, simulación de condiciones de trabajo o los test de inteligencia general, de aptitudes y de personalidad, que evalúan la compatibilidad entre el candidato y el puesto de trabajo.

Todas las pruebas que se realicen deberán necesariamente cumplir dos requisitos:

3.1) Validez: deberá existir correlación entre la puntuación de la prueba y aquello que se pretenda medir.
3.2) Fiabilidad: los resultados que se desprendan de la valoración de las pruebas deberán ser similares si aplico la misma prueba al mismo candidato repetidas veces.

1) Entrevista personal que se desarrollará de forma lógica y sistemática, siguiendo una estructura que permita la toma de datos ya que lo que se pretende evaluar es la idoneidad del candidato en base a dicha recopilación de datos y la observación de su comportamiento. Fundamentalmente, los objetivos consistirán en determinar si el candidato se adapta, informarles del puesto de trabajo a cubrir y ofrecer una imagen de la firma.

2) Verificación de las referencias aportadas por los candidatos.

3) Reconocimiento médico, que será opcional u obligatorio según la legislación laboral y las exigencias del propio puesto de trabajo a cubrir. Únicamente se pretende obtener el calificativo de apto para el trabajo que va a desempeñar y no el historial médico del candidato.

4) Entrevista final con el superior directo del puesto de trabajo a cubrir y, opcionalmente, con gerencia, los cuales tendrán la responsabilidad final de decidir sobre la idoneidad de los candidatos finales.

5) Final del proceso de selección con la decisión del candidato que finalmente será contratado. Es una etapa muy crítica por el riesgo a:

5.1) Falso positivo: contratar a un candidato no idóneo.
5.2) Falso negativo: rechazar al candidato idóneo

Formación y socialización del personal

Formación del personal

La organización vive en un entorno con un elevado índice de mutabilidad. Su supervivencia depende de la capacidad para adaptarse a los requerimientos del entorno, lo cual obliga, a que el personal esté debidamente capacitado y formado. En consecuencia, la formación del personal deberá aplicarse como una necesidad de puesta al día o de perfeccionamiento, por ejemplo como consecuencia de la aparición de nuevas tecnologías, pero también a los trabajadores recién llegados y a aquellos que son trasladados de puesto de trabajo con formación o programas de orientación.

La empresa de hoy, sin lugar a dudas, debe considerar la formación de sus empleados como una inversión a medio y largo plazo y no como un gasto. Tener una plantilla con un bajo nivel formativo reporta muchos inconvenientes económicos como altos índices de absentismo laboral, abandono del puesto de trabajo, accidentes, baja productividad, baja calidad, desperdicio de materia prima e incluso una utilización deficiente de los equipos y de la maquinaria.

Cuando se imparte la formación exigida por la propia actividad de la organización y los cambios del entorno, se obtienen efectos positivos como incremento en la calidad de los productos o servicios de la empresa, reducción de desperdicios de materia prima, descenso de las averías de equipos y maquinaria, optimización de tiempos, reducción de absentismo laboral, rotación, abandonos del puesto de trabajo y la posibilidad de facilitar la introducción de nuevas tecnologías.

La organización, antes del establecimiento de un plan formativo, debe ser consciente de una serie de consideraciones y principios de aprendizaje:

• El contenido no debe ser genérico, se evitarán ambigüedades ajustándose a las características y funciones del puesto de trabajo, empresa y cultura organizativa.

• No debe ser impuesta sino y deberá reportar cierto grado de motivación a los empleados que la realicen.

• No se considerará como una simple acción aislada sino como un proceso. La formación será permanente y continua dada la obsolescencia de los conocimientos motivada por la dinámica acelerada del cambio.

• Se tendrán en consideración las peculiaridades de los participantes en la formación, como la edad y su capacidad de memorización, las cuales repercutirán tanto en el material como en la metodología a seguir. Para ello no deberán olvidarse los siguientes principios del aprendizaje:

1) Participación: se seguirá una metodología activa que fomente la participación de los miembros de la organización que reciban la formación. Además de eliminar el aburrimiento aprenderán más rápido y los conocimientos adquiridos perdurarán durante más tiempo.

2) Repetición: Se tenderá a buscar un equilibrio entre temas a memorizar de pe a pa y otros más amenos

3) Relevancia: cuando el objeto de estudio sea importante para el formado y perciba que le va a ser útil, éste prestará una mayor atención e interés por la formación impartida sacándole más partido.

4) Transferencia: cuanta mayor sea la relación entre la formación cursada y los requisitos del puesto de trabajo antes se dominará el trabajo.

3) Feed-Back o retroalimentación: es muy importante facilitar al personal formado información sobre sus progresos

• Si el formador pertenece a la organización y no se dedica a la docencia es requisito indispensable que haya recibido cierta formación. Si el formador es un especialista o consultor externo, deberá ser informado acerca de la empresa, sus objetivos, su problemática y su cultura.

• Según los destinatarios del programa de formación será preferible que éste se curse en las propias instalaciones de la empresa (operarios) dado que es donde se encuentran la maquinaria y los equipos, o fuera de ella (directivos) consiguiendo así una ruptura de la rutina diaria.

• Seguro que la empresa no puede perder uno o varios días de trabajo de sus operarios, o quedarse huérfana de directivos. La determinación de las fechas y el momento del día en que se impartirán las sesiones formativas deberá valorarse atendiendo a las circunstancias de los destinatarios y la propia actividad de la organización.

Para el diseño de un plan de formación empresarial y su posterior puesta en práctica deberá seguirse una secuencia de pasos a continuación detallados:

• Fase previa: consiste en poseer un amplio conocimiento de la organización en la que se impartirá la formación como su evolución histórica y la de su entorno, su situación económica y financiera, su cultura organizativa, sus recursos humanos, su estructura jerárquica, su funcionamiento y tipos de relaciones, el tipo de producto fabricado y/o los servicios prestados, sus inversiones, sus técnicas, procesos y objetivos.

• Fase básica: Tratarán de identificarse y evaluarse las necesidades de formación para el cumplimiento de los objetivos empresariales y las necesidades de personal según las tareas que desempeñan.

• Fase intermedia: Las necesidades detectadas en la fase anterior se transformarán en una definición de objetivos perseguidos por la formación, acciones y su diseño.

• Fase complementaria: diseño del plan de formación y determinación de las técnicas a aplicar. El plan de formación es un documento que variará según la organización, cultura, prácticas y contexto por lo que resulta sumamente complicado indicar su composición. No obstante, su contenido mínimo debe incluir una exposición de la política de formación a seguir, sus objetivos, el proceso a seguir para su elaboración, resumen del anterior plan si lo había, personal que deberá asistir, mecanismos de evaluación y control y, finalmente, un pequeño presupuesto donde se considerarán tanto los gastos tangibles (formadores, documentación, etc.) como intangibles (utilización de locales, coste de oportunidad, etc.).

• Fase decisiva: puesta en práctica del plan de formación diseñado en la fase anterior.

• Fase final: La formación no se considerará como una simple acción aislada sino como un proceso permanente y continuo por lo que deberá efectuarse una evaluación y control que permita rediseñar y mejorar futuras acciones formativas. Dicha evaluación deberá determinar el grado de consecución de los objetivos perseguidos, la idoneidad de las técnicas empleadas ,modificaciones en la conducta y el desempeño de los asistentes.

Socialización

La formación del personal es necesaria para el perfeccionamiento o mejor desempeño de las tareas de los empleados de la empresa, pero también es necesaria para los trabajadores recién llegados y para aquellos que son trasladados de su puesto de trabajo.

Para que los recién llegados devengan elementos productivos para la organización es precisa su integración. Al proceso por el que estos trabajadores son acogidos e integrados en la empresa lo llamamos socialización.

Sin un adecuado programa de socialización, los nuevos trabajadores pueden no entender los objetivos de la firma, su estructura jerárquica, su funcionamiento o la propia cultura empresarial. Es de vital importancia encajar a los recién llegados haciéndoles comprender y los valores, las normas y las convicciones que vigentes en la organización.

La responsabilidad de realizar un programa de socialización le corresponde al departamento de recursos humanos en cuanto a su diseño y elaboración, y al inmediato superior en cuanto a su aplicación.

3 comentarios:

Anónimo dijo...

Molt bé cur!casi que em pots prendre el lloc ja... ;)

Anónimo dijo...

Extraido del libro DIRECCIÓN Y GESTION DE RECURSOS HUMANOS de Luis Puchol. Ed. Diaz de Santos

coaching de equipos dijo...

Me gustó mucho el artículo y las explicaciones que aportas a la web, sin duda son cosas que nos ayudan a seguir mejorando paso a paso en nuestro trabajo, gracias!

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